Eventmanagement

TAGUNGEN

Sie möchten, dass wir Ihre Tagung / Ihren Kongress für Sie organisieren? Wir setzen Ihre Wünsche um.

WORKSHOPS

In Abstimmung mit Ihnen und in Abhängigkeit von Ihren Erfordernissen und unseren Möglichkeiten organisieren wir auch gern Ihren Workshop.

Wir übernehmen gern die folgenden Leistungen / Anforderungen für Sie:

Vor der Veranstaltung

Kalkulation der Veranstaltung in enger Abstimmung und basierend auf den Wünschen des Projektpartners
Versand Einladungen / Flyer
Organisation Anmeldeprozess (Teilnehmer, Aussteller, Sponsoren) per JenALL-Homepage / Homepage Veranstalter / Konferenzmanagementsoftware (inkl. Vereinnahmen der jeweiligen Entgelte)
Organisation Catering
Anreiseinformation und Hinweise zur Region:
- Lageplan + Anfahrtsskizze /-möglichkeiten Eventlocation
- Unterkunftsmöglichkeiten (Reservierung Hotelkontingente mgl.)
- Infos zur Stadt / Region
Kontakt mit allen Einrichtungen der Eventlocation am Bsp. der Ernst-Abbe-Hochschule Jena:
- Reservierung Räumlichkeiten
- Organisation Reinigung
- Technische Infrastruktur (z. B. W-LAN, Projektoren, Mikrophone, etc.)
Dozentenverwaltung:
- Buchung Unterkunft + Planung Anreise (inkl. Abholung von Flughafen / Bahnhof)
- Vertragsgestaltung + Honorierung
- Organisation Gastgeschenke
Organisation / Reservierung von Bus-/ Taxishuttles (inkl. Erstellung individueller Fahrpläne)
Organisation eines professionellen Tagungsfotografen
Vervielfältigung Tagungsmappen / -unterlagen
Dekoration Eventlocation
Organisation Call for Papers / Posterausstellung
Erstellung Veranstaltungsprogramm
Erstellung Tagungsband
Erstellung Teilnehmerlisten / Anmelde- / Teilnahmebestätigungen / Namensschilder (Teilnehmer / Dozenten / Aussteller / Ausrichter)
Organisation Rahmenprogramm: Konzeption und Durchführung von Rahmenprogrammen und Aktivitäten für jeden Anlass ? z.B. in Jena:
- Stadtführung (unterschiedliche thematische Führungen möglich)
- Stadtrundfahrt mit historischer Straßenbahn (inkl. Gin-/Whiskyverkostung)
- Brauereiführung (mit anschließendem Abendessen)
- Galadinner im Planetarium (inkl. Livevortrag „Sternenhimmel“)
- Thüringer Grillabend
Aufbau + Ansprechpartner Industrieausstellung

Während der Veranstaltung

Veranstaltungsbetreuung:
- Garderobe
- Anmeldung
- Catering
- Zurverfügungstellung von Technik
- studentische Hilfskräfte
- Fotos
- Durchführen Evaluation

Nach der Veranstaltung

Abrechnung der Veranstaltung
Auswertung der Evaluation
„Veranstaltungsnachbearbeitung“ (z. B. Zurverfügungstellung Präsentationen der Dozenten)

Folgendes Equipment können wir Ihnen zur Verfügung stellen

Laptop
Beamer
Drucker
Tischhussen / -decken
Verlängerungskabel / Verteilersteckdosen
Tagungsmappen / -blöcke / Kugelschreiber (alles im JenALL- oder Kunden-Design)