Eventmanagement

Unser Eventmanagement unterstützt Sie bei der Organisation Ihrer Veranstaltung, sodass alle Abläufe klar bleiben und gleichzeitig viele Details zuverlässig ineinandergreifen. Dabei übernehmen wir einzelne Bausteine oder auf Wunsch die komplette Koordination. Zudem stimmen wir uns eng mit Ihnen ab, damit Inhalte, Timing und Rahmenbedingungen gut zusammenpassen.

So behalten Sie jederzeit den Überblick und dennoch bleibt genug Raum für das Wesentliche. Denn unser Eventmanagement soll Sie vor allem entlasten, während Qualität, Service und ein stimmiger Gesamtablauf im Vordergrund stehen.

Wir übernehmen gern die folgenden Leistungen / Anforderungen für Sie:

Vor der Veranstaltung

• Kalkulation der Veranstaltung in enger Abstimmung und basierend auf den  Wünschen des Projektpartners
• Versand Einladungen / Flyer
• Organisation Anmeldeprozess (Teilnehmer, Aussteller, Sponsoren) per JenALL-Homepage / Homepage Veranstalter / Konferenzmanagementsoftware (inkl. Vereinnahmen der jeweiligen Entgelte)
• Organisation Catering
• Anreiseinformation und Hinweise zur Region:
  • Lageplan + Anfahrtsskizze /-möglichkeiten Eventlocation
  • Unterkunftsmöglichkeiten (Reservierung Hotelkontingente mgl.)
  • Infos zur Stadt / Region
• Kontakt mit allen Einrichtungen der Eventlocation am Bsp. der Ernst-Abbe-Hochschule Jena:
  • Reservierung Räumlichkeiten
  • Organisation Reinigung
  • Technische Infrastruktur (z. B. W-LAN, Projektoren, Mikrophone, etc.)
• Dozentenverwaltung:
  • Buchung Unterkunft + Planung Anreise (inkl. Abholung von Flughafen / Bahnhof)
  • Vertragsgestaltung + Honorierung
  • Organisation Gastgeschenke
• Organisation / Reservierung von Bus-/ Taxishuttles (inkl. Erstellung individueller Fahrpläne)
• Organisation eines professionellen Tagungsfotografen
• Vervielfältigung Tagungsmappen / -unterlagen
• Dekoration Eventlocation
• Organisation Call for Papers / Posterausstellung
• Erstellung Veranstaltungsprogramm
• Erstellung Tagungsband
• Erstellung Teilnehmerlisten / Anmelde- / Teilnahmebestätigungen / Namensschilder (Teilnehmer / Dozenten / Aussteller / Ausrichter)
• Organisation Rahmenprogramm: Konzeption und Durchführung von Rahmenprogrammen und Aktivitäten für jeden Anlass  ? z.B. in Jena:
  • Stadtführung (unterschiedliche thematische Führungen möglich)
  • Stadtrundfahrt mit historischer Straßenbahn (inkl. Gin-/Whiskyverkostung)
  • Brauereiführung (mit anschließendem Abendessen)
  • Galadinner im Planetarium (inkl. Livevortrag „Sternenhimmel“)
  • Thüringer Grillabend
• Aufbau + Ansprechpartner Industrieausstellung

Während der Veranstaltung

• Veranstaltungsbetreuung:
  • Garderobe
  • Anmeldung
  • Catering
  • Zurverfügungstellung von Technik
  • studentische Hilfskräfte
  • Fotos
  • Durchführen Evaluation

Nach der Veranstaltung

• Abrechnung der Veranstaltung
• Auswertung der Evaluation
• „Veranstaltungsnachbearbeitung“ (z. B. Zurverfügungstellung Präsentationen der Dozenten)

Folgendes Equipment können wir Ihnen zur Verfügung stellen

• Laptop
• Beamer
• Drucker
• Tischhussen / -decken
• Verlängerungskabel / Verteilersteckdosen
• Tagungsmappen / -blöcke / Kugelschreiber (alles im JenALL- oder Kunden-Design)