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Eventmanagement

Eventdienstleistungen der Jenaer Akademie für Lebenslanges Lernen e. V.

Wir übernehmen die folgenden Leistungen / Anforderungen für Sie:

Vor der Veranstaltung:

  • Kalkulation der Veranstaltung in enger Abstimmung und basierend auf den  Wünschen des Projektpartners
  • Versand Einladungen / Flyer
  • Organisation Anmeldeprozess (Teilnehmer, Aussteller, Sponsoren) per JenALL-Homepage / Homepage Veranstalter / Konferenzmanagementsoftware (inkl. Vereinnahmen der jeweiligen Entgelte)
  • Organisation Catering
  • Anreiseinformation und Hinweise zur Region:
    • Lageplan + Anfahrtsskizze /-möglichkeiten Eventlocation
    • Unterkunftsmöglichkeiten (Reservierung Hotelkontingente mgl.)
    • Infos zur Stadt / Region
  • Kontakt mit allen Einrichtungen der Eventlocation ? am Bsp. der Ernst-Abbe-Hochschule Jena:
    • Reservierung Räumlichkeiten
    • Organisation Reinigung
    • Technische Infrastruktur (z. B. W-LAN, Projektoren, Mikrophone, etc.)
  • Dozentenverwaltung:
    • Buchung Unterkunft + Planung Anreise (inkl. Abholung von Flughafen / Bahnhof)
    • Vertragsgestaltung + Honorierung
    • Organisation Gastgeschenke
  • Organisation / Reservierung von Bus-/ Taxishuttles (inkl. Erstellung individueller Fahrpläne)
  • Organisation eines professionellen Tagungsfotografen
  • Vervielfältigung Tagungsmappen / -unterlagen
  • Dekoration Eventlocation
  • Organisation Call for Papers / Posterausstellung
  • Erstellung Veranstaltungsprogramm
  • Erstellung Tagungsband
  • Erstellung Teilnehmerlisten / Anmelde- / Teilnahmebestätigungen / Namensschilder (Teilnehmer / Dozenten / Aussteller / Ausrichter)
  • Organisation Rahmenprogramm: Konzeption und Durchführung von Rahmenprogrammen und Aktivitäten für jeden Anlass  ? z.B. in Jena:
    • Stadtführung (unterschiedliche thematische Führungen möglich)
    • Stadtrundfahrt mit historischer Straßenbahn (inkl. Gin-/Whiskyverkostung)
    • Brauereiführung (mit anschließendem Abendessen)
    • Galadinner im Planetarium (inkl. Livevortrag „Sternenhimmel“)
    • Thüringer Grillabend
  • Aufbau + Ansprechpartner Industrieausstellung

Während der Veranstaltung:

  • Veranstaltungsbetreuung:
    • Garderobe
    • Anmeldung
    • Catering
    • Zurverfügungstellung von Technik
    • studentische Hilfskräfte
    • Fotos
    • Durchführen Evaluation

Nach der Veranstaltung:

  • Abrechnung der Veranstaltung
  • Auswertung der Evaluation
  • „Veranstaltungsnachbearbeitung“ (z. B. Zurverfügungstellung Präsentationen der Dozenten)

Folgendes Equipment können wir Ihnen zur Verfügung stellen:

  • Laptop
  • Beamer
  • Drucker
  • Tischhussen / -decken
  • Verlängerungskabel / Verteilersteckdosen
  • Tagungsmappen / -blöcke / Kugelschreiber (alles im JenALL- oder Kunden-Design)