Eventdienstleistungen der Jenaer Akademie für Lebenslanges Lernen e. V.

Wir übernehmen die folgenden Leistungen / Anforderungen für Sie:

Vor der Veranstaltung:

• Kalkulation der Veranstaltung in enger Abstimmung und basierend auf den  Wünschen des Projektpartners
• Versand Einladungen / Flyer
• Organisation Anmeldeprozess (Teilnehmer, Aussteller, Sponsoren) per JenALL-Homepage / Homepage Veranstalter / Konferenzmanagementsoftware (inkl. Vereinnahmen der jeweiligen Entgelte)
• Organisation Catering
• Anreiseinformation und Hinweise zur Region:
  • Lageplan + Anfahrtsskizze /-möglichkeiten Eventlocation
  • Unterkunftsmöglichkeiten (Reservierung Hotelkontingente mgl.)
  • Infos zur Stadt / Region
• Kontakt mit allen Einrichtungen der Eventlocation am Bsp. der Ernst-Abbe-Hochschule Jena:
  • Reservierung Räumlichkeiten
  • Organisation Reinigung
  • Technische Infrastruktur (z. B. W-LAN, Projektoren, Mikrophone, etc.)
• Dozentenverwaltung:
  • Buchung Unterkunft + Planung Anreise (inkl. Abholung von Flughafen / Bahnhof)
  • Vertragsgestaltung + Honorierung
  • Organisation Gastgeschenke
• Organisation / Reservierung von Bus-/ Taxishuttles (inkl. Erstellung individueller Fahrpläne)
• Organisation eines professionellen Tagungsfotografen
• Vervielfältigung Tagungsmappen / -unterlagen
• Dekoration Eventlocation
• Organisation Call for Papers / Posterausstellung
• Erstellung Veranstaltungsprogramm
• Erstellung Tagungsband
• Erstellung Teilnehmerlisten / Anmelde- / Teilnahmebestätigungen / Namensschilder (Teilnehmer / Dozenten / Aussteller / Ausrichter)
• Organisation Rahmenprogramm: Konzeption und Durchführung von Rahmenprogrammen und Aktivitäten für jeden Anlass  ? z.B. in Jena:
  • Stadtführung (unterschiedliche thematische Führungen möglich)
  • Stadtrundfahrt mit historischer Straßenbahn (inkl. Gin-/Whiskyverkostung)
  • Brauereiführung (mit anschließendem Abendessen)
  • Galadinner im Planetarium (inkl. Livevortrag „Sternenhimmel“)
  • Thüringer Grillabend
• Aufbau + Ansprechpartner Industrieausstellung

Während der Veranstaltung:

• Veranstaltungsbetreuung:
  • Garderobe
  • Anmeldung
  • Catering
  • Zurverfügungstellung von Technik
  • studentische Hilfskräfte
  • Fotos
  • Durchführen Evaluation

Nach der Veranstaltung:

• Abrechnung der Veranstaltung
• Auswertung der Evaluation
• „Veranstaltungsnachbearbeitung“ (z. B. Zurverfügungstellung Präsentationen der Dozenten)

Folgendes Equipment können wir Ihnen zur Verfügung stellen:

• Laptop
• Beamer
• Drucker
• Tischhussen / -decken
• Verlängerungskabel / Verteilersteckdosen
• Tagungsmappen / -blöcke / Kugelschreiber (alles im JenALL- oder Kunden-Design)